Una de las partes fundamentales de una empresa es la contabilidad y, para que esta actividad esté gestionada adecuadamente, el ciclo contable tiene una gran importancia. Y es que, la contabilidad de una compañía se divide en ciclos, es decir, está sometida a ciertos períodos de tiempo en los que se registran las actividades de un negocio y su impacto en la productividad. ¿Te gustaría profundizar en este sector? ¿Tienes conocimientos contables pero quieres dar un paso más en tu carrera laboral? Entonces, te recomendamos formarte como Especialista en Contabilidad Empresarial para consolidar y potenciar tus competencias profesionales.
Índice de contenidos
¿Qué es el ciclo contable?
El ciclo contable es un periodo en que una empresa registra cronológicamente y con datos totalmente fiables cada una de las transacciones que ha realizado. Estos datos se reflejan en el respectivo libro diario con el objetivo de analizar, desempeñar y preparar la información financiera correspondiente. A este ciclo también se le denomina como proceso contable o flujo registral.
Esta actividad está compuesta por cada paso que se sigue desde que se da un hecho contable hasta que queda introducido en el sistema. Usualmente, estos ciclos contables son de un periodo de un año, aunque hay compañías con ciclos contables mensuales, trimestrales o semestrales. Esto sirve, sobre todo, para tener al alcance toda la información registrada y conocer la evolución del negocio desde el comienzo del año. Así, pueden tomarse decisiones y compensar posibles datos negativos o desajustes.
¿Cuáles son los pasos de un ciclo contable de una empresa?
Este proceso contable consiste en una serie de pasos para registrar las operaciones de una empresa. Es mucho más fácil llegar al final del ciclo con datos correctos al poder transitar entre las diferentes etapas de un ciclo contable. Las etapas de un ciclo contable son 9, desde el momento en que se produce una transacción hasta que tiene lugar el registro de dicha transacción en los estados financieros.
Balance de la situación inicial
Al comenzar con las actividades en su respectivo sector, toda empresa tiene un patrimonio determinado, unos activos y unas obligaciones. Estos datos deben estar reflejados en un balance de situación inicial, que coincidirá con el balance realizado en el cierre del ciclo anterior. Por consiguiente, estos datos sirven para compararlos con los últimos y comprobar las variaciones a lo largo del proceso contable.
Apertura de la contabilidad
Al comenzar, lo primero que debe hacerse es un primer asiento del año. Se conoce como el asiento de apertura y es donde se registran todos los saldos de cuentas saldadas y dejadas a cero en el cierre del último ciclo. Por lo tanto, se inicia un nuevo periodo desde cero.
Registro de las operaciones
Para obtener resultados fiables, a lo largo de todo este ciclo contable o flujo registral, la empresa debe anotar cada operación financiera que se haya llevado a cabo. En esta etapa se incluyen las pérdidas, ganancias, el deber o el haber y otros ejercicios de contabilidad. De hecho, cada una de estas operaciones se denomina de una forma especial al reflejarse en la contabilidad.
Periodificación
En este ejercicio o cuenta de resultados que se desarrolla al finalizar el ciclo tienen que aparecer los gastos e ingresos para obtener un resultado contable. Pero, hay que tener en cuenta que, por ejemplo, pueden pasar días desde que se realiza un ingreso y realmente se cobra. Así pues, los ingresos y gastos se dividen en dos grupos.
- Los ingresos y gastos que ya se han devengado o llevado a cabo, pero no se han cobrado o pagado.
- Al contrario que en el punto anterior, en este segundo grupo se encuentran los ingresos y gastos que se han devengado o realizado y también se han cobrado o pagado.
Ajustes previos antes del cierre del ciclo contable
Antes de finalizar con el proceso contable, se lleva a cabo lo que se conoce como asientos de ajustes. Durante esta etapa, se revisan los registros para corregir errores, acumular operaciones, comprobar posibles insolvencias, reflejar deterioros o depreciaciones de valor, entre otras actividades relacionadas. La finalidad de esta fase es eliminar o evitar posibles errores.
Balance de comprobación
Este balance de comprobación de balances y salud se hace en haber y debe. El objetivo de esta operación es conciliar la contabilidad con la realidad de la compañía. Además de ser un proceso imprescindible para cerrar el ejercicio anual, también es recomendable hacerlo en varias ocasiones a lo largo del ciclo. En esta fase se identifican errores y irregularidades, así como otras situaciones que se tienen que dejar solucionadas para continuar.
Cálculo del resultado
En este paso se realiza la cuenta de pérdidas y ganancias. Tras incluir todos los gastos de la empresa y sumar todos los ingresos del grupo, se obtienen los resultados del ejercicio. Al finalizar, todas las cuentas volverán a ponerse en cero, ya que consta en el patrimonio desde ese momento.
Cierre de la contabilidad
A continuación, el paso que hay que dar es realizar el asiento de cierre del ejercicio. Es muy parecido al paso anterior, pues las cuentas hay que saldarlas y dejarlas a cero. Este cierre sirve para comenzar con el asiento de apertura del año siguiente, ya que se trata de hacer el mismo ejercicio pero a la inversa.
Cuentas anuales
Al finalizar con el ejercicio, es obligatorio realizar las cuentas anuales y un informe de gestión en menos de tres meses. También hay que realizar una propuesta de mejora. Aquí hay que reflejar las pérdidas y ganancias, el balance total, el estado de los lujos de efectivo, las modificaciones del patrimonio neto y una memoria.
La importancia de una gestión contable adecuada
Hoy en día, todas las empresas disponen de un área para realizar este proceso con la ayuda de un software de gestión y el desempeño de profesionales especializados en el área, como la figura del Controller Financiero.
La finalidad del ciclo contable es asegurar que toda transacción que se ha llevado con la empresa esté realizada correctamente y reflejada con exactitud en los estados financieros. Casi cada movimiento financiero, acuerdo con los bancos o prestamistas, requiere un seguimiento de las finanzas, por lo que es importante que todos los datos estén correctamente distribuidos y reflejados.
También es necesario contar con una buena contabilidad y un adecuado manejo de la documentación para gestionar la salud financiera de la compañía. La orientación de las decisiones empresariales puede potenciarse si se dispone de esta información y se está al día de las obligaciones fiscales.