El mundo de la organización de eventos ha cambiado mucho los últimos años y seguirá cambiando con el paso del tiempo. Actualmente, las reglas clásicas del protocolo y los conocimientos básicos para organizar un evento no son suficientes para que este tenga éxito. Así que hay que conocer nuevas técnicas, propuestas y estrategias para poder llevar a cabo un evento perfecto. Por esto te animamos a formarte con nosotros con el Máster en Gestión de Protocolo y Organizador/a de Eventos.
La organización de eventos
La organización de eventos es el proceso de diseñar, planificar y producir congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de eventos y reuniones. Todas ellas pueden tener diferentes finalidades, y por lo tanto tenemos que adaptar el evento a estas. Algunas de las tareas principales que incluye la organización de eventos son desarrollar el presupuesto, seleccionar y reservar el espacio donde se realizará el encuentro, tramitar los permisos y las autorizaciones necesarias, supervisar todo el tema de logística, servicios gastronómicos, entre otros. Todas estas tareas serán diferentes en cada evento, ya que en todos ellos debemos adaptarnos a los deseos del cliente y satisfacer sus necesidades. También existen diferentes formas de referirse al experto en organizar eventos: conference coordinator, convention planner, meeting manager, meeting planner, entre otros. Pero la modalidad más común en español es la denominación organizador de eventos.
Pasos para organizar un evento como acción de marketing
- Determinar los objetivos. Lo principal es preguntarnos qué queremos conseguir y cuál es la razón por la que organizamos el evento. Los eventos tienen una gran capacidad de comunicación, por esto es importante tener claro qué queremos transmitir y cuál es nuestra meta. Además, también es fundamental saber quién es nuestro público objetivo y cómo nos dirigiremos a él.
- Seleccionar una fecha, un lugar de celebración. Es recomendable que la fecha fijada no coincida con festividades, ya que así nos asegura un mayor nombre de asistentes. Además, estudios demuestran que los mejores meses del año para realizar eventos son mayo, junio, octubre y noviembre. El lugar de celebración debe coincidir con los gustos y los valores de la marca, si se trata de una acción de marketing. En el caso que sea un evento para un cliente, como una fiesta o una boda, por ejemplo, deberíamos adaptar el lugar a sus preferencias y necesidades.
- Establecer un calendario de trabajo. Es recomendable anotar en un calendario datos como las actividades que se llevaran a cabo cada hora, el listado de invitados que van a asistir y establecer un plan de necesidades.
- Marcar la diferencia. Realizar una experiencia única. Todo debe influir, la iluminación, las invitaciones, el espacio, los colores, entre otros. ¡Todo detalle cuenta!
- Tener claro el presupuesto y disponer de un margen por si surge un problema.
- Enviar las invitaciones a los invitados y hacer un seguimiento de ellas. Además, también es importante fijar una fecha límite, por tal de tenerlo todo preparado días antes y sin cambios de última hora.
- Promocionar el evento. Utilizar el poder de redes sociales y las herramientas de la comunicación 2.0
- Días antes del evento. Tenerlo todo controlado, elaborar una “check list”, enviar recordatorios, confirmar todas las actividades, pruebas de sonido, entre otras.
- ¡Llega el día! Ahora es hora de convertir el evento en una experiencia única.